Каталог накладных
Для доступа к функциональным возможностям работы с электронными документами необходимо в главном окне программы нажать на кнопку "Накладные".
В верхней таблице отображены все накладные с указанием поставщиков, даты и времени поступления. В нижней таблице отображены позиции по каждой из накладных.
Кроме того, для удобства навигации, присутствуют закладки:
Для получения новых документов, переданных поставщиками для клиента необходимо нажать на кнопку "Принять документы" и выбрать пункт "Принять новые документы"
После ввода пароля (если потребуется) программа подключится к серверу системы "ФармСМ" и примет весь пакет документов, включая «отказы».
Кроме того, существует возможность выборочного приема электронных документов.
Это может быть полезно в том случае, если документ был удален из архива или если программа "ФармСМ" установлена на разных компьютерах и потребовался повторный прием документа на другом рабочем месте с разными базами данных.
Для этого необходимо нажать на кнопку "Принять документы" и выбрать пункт "Принять документы по запросу". После этого в левом нижнем углу появится меню с возможностью принять документы "По номеру", "По дате" или по "Коду документа", нажатием на кнопку "Запросить"
При использовании этой функции можно принять какой-либо конкретный документ, если известны Номер документа или Код документа.
Номер документа
это символьный номер накладной по данным фирмы-поставщика. (Например: М125001/2)
При приеме документа с заданным номером необязательно указывать весь номер, достаточно указать только цифровую часть номер, но не менее 5 символов.
Код документа
это цифровой код по данным системы "ФармСМ" указывается в том случае, если пользователю достоверно известен код документа. В противном случае прием документов не будет осуществлен.
Также допустимо повторное принятие документов за определенный период. Для этого необходимо на вкладке Дата указать месяц и число формирования документов. В этом случае примутся все документы, которые были доступны для приема в указанный период.
Эта функция будет полезна клиентам, которым удобно получать электронные накладные с разных рабочих мест или из разных торговых точек, находящихся на удалении друг от друга.
Существует ряд ограничений при использовании дополнительных параметров приема документов:
- Клиент не может принять документы, предназначенные другому получателю, даже если указан правильный номер. (Адресация накладной определяется поставщиком)
- В функции приёма невозможно составить запрос по нескольким документам, поэтому следует каждый документ принимать отдельно.
Следует помнить, что на сервере системы "ФармСМ" все документы хранятся не более 1 месяца.
По окончании обмена информацией с сервером системы программа сообщит пользователю информационным окном о результате операции.
Поиск по товарам и сортировка
В процессе работы пользователя с программой "ФармСМ" может потребоваться получить информацию о том, когда поступила та или иная позиция и от какого поставщика.
Для решения этой задачи в программе реализован механизм поиска в архиве накладных. Получить к нему доступ можно, перейдя на вкладку "Поиск". По аналогии с заказами поиск можно производить по любому из отображаемых полей таблицы.
Используя фильтр, находящийся с левой стороны окна "Накладные", можно сортировать ЭД применяя один или несколько одновременно заданных параметров
Импорт электронных накладных сторонних поставщиков
В программе "ФармСМ" предусмотрена возможность импорта документов сторонних поставщиков. Данный механизм позволяет пользователю принимать электронные документы в других системах электронного заказа и расценивать их, используя встроенные средства программы.
Для настройки импорта документов в систему "ФармСМ" необходимо в открытом каталоге всех накладных нажать на кнопку "Импорт" и выбрать пункт "Настройки импорта"
После чего откроется окно настройки импорта документов
Далее следует:
1. Активировать возможность импорта документов, поставив галочку
2. Указать путь к папке, в которой хранятся накладные, выгруженные из сторонних программ поставщиков.
3. Настроить дополнительные параметры (кодировка, работа с архивами, что делать с обработанными файлами)
После чего нажать на кнопку "Сохранить настройки" для сохранения внесенных изменений.
Для открытия окна импорта накладных можно воспользоваться клавишей F12 либо выбрать пункт "Импортировать накладные", нажав на кнопку "Импорт" в каталоге накладных. Далее необходимо выбрать поставщика (одного или нескольких) накладные которого будут загружены в программу "ФармСМ".
После установки флажка, подтверждающего выбор поставщика, следует нажать кнопку "Импортировать" для активации процедуры обработки данных. По окончании импорта документов появится информационное окно с оповещением.
Расчет наценки
Программа "ФармСМ" предлагает пользователю гибкий механизм расценки товарной накладной в соответствии с заданными условиями (процент наценки, базовая величина и т.д.), также есть возможность выбора схемы расчета итоговой цены и определение параметров округления цен.
Для отображения розничных цен в накладных необходимо нажать на кнопку "Расценка накладных" и выбрать "Отображать/скрыть розничные цены"
После этого в табличной части документа появятся дополнительная секция , отмеченные красным цветом, в которых будут указаны расчетный процент и итоговая розничная цена по каждой позиции товарной накладной.
В связи с введением в новых законодательных актах ценовых диапазонов, в зависимости от которых регламентируются предельные розничные торговые надбавки, в интерфейс расценки накладных программы "ФармСМ" добавлена возможность формирования таких диапазонов и введены различные схемы расчета итоговой розничной цены.
Чтобы установить параметры автоматического расчета розничной цены, необходимо перейти в настройки программы на вкладку "Покупатель" и выбрать закладку "Торговые надбавки". Там можно настроить диапазон оптовых и розничных цен на ЖНВЛС и на все остальные препараты.
Для применения расценки накладных (с заполненными настройками ЖНВЛС и розничных наценок) необходимо в каталоге нажать "Расценка накладных" и выбрать пункт "Расценить накладную"
Сформировав наценки по всем позициям, можно распечатать документ, постеллажные карты, ценники или протокол согласования цен.
Печать документов
Для печати накладной выберите в меню "Печать пункт Документа". На экране появится окно предварительного просмотра.
Для печати ценников в меню "Печать" выберите соответствующий пункт. В появившемся окне настройки параметров выберите размер ценников и нажмите кнопку "Печатать". В окне предварительного просмотра программа отобразит совокупность изображений, выводимых на печать ценников. Аналогичным образом можно распечатать постеллажные карты, указав в форме печати дополнительные параметры (отдел, налог с продаж).
Экспорт документов
Экспорт электронных документов в систему автоматизации аптечного предприятия может осуществляться как в автоматическом, так и в ручном режиме.
При настроенном автоматическом экспорте все полученные товарные накладные будут выгружены по пути, указанном в настройках модуля обмена данными.
Чтобы вручную выгрузить накладную, необходимо в каталоге всех документов выбрать нужный и нажать клавишу F10, после чего на экране появится информационное окно об успешном экспорте документа.
Если при попытке ручного экспорта документа появляется предупреждающее сообщение, то необходимо произвести настройку параметров модуля обмена данными.
Каталог заказов
Все заказы, сформированные пользователем в процессе работы с программой "ФармСМ", хранятся в архиве заказов. Реализованный функционал позволяет пользователю получать полную информацию по всем заказам, сформированным в процессе работы с программой.
Нажмите на панели управления кнопку "Заказы".
На экране появится окно Каталог заказов, состоящее из двух таблиц и фильтра в левой части экрана.
В верхней таблице отображены все заказы с указанием поставщиков, даты и времени создания. В нижней таблице отображены позиции по каждому из заказов.
Все существующие в программе заказы распределены на три вкладки "Текущие (непереданные)", "Архив", "Корзина (удалённые)" также присутствует вкладка "Поиск" для поиска товарных позиций в заказах
При активной вкладке "Текущие (непереданные)" в окне отображаются только те заказы, которые сформированы по прайс-листу поставщика и ожидают передачи на сервер системы PharmSM. Заказы, выделенные "Жирным курсивом" - в настоящий открыты для редактирования на вкладке "Прайс листы". Пока заказ открыт для редактирования, он не может быть отправлен. Если сумма заказа выделена красным, значит заказ не соответствует установленным требованиям по сумме минимального заказа.
На вкладке "Архив" можно посмотреть переданные заказы с возможностью отследить доставку заказа поставщику.
На вкладку "Корзина (удалённые)" попадают заказы после их удаления, откуда в случае необходимости их можно восстановить или распечатать.
Сортировка заказов производится при помощи переключения опций на левой панели окна архива.
Поиск по товарам
В процессе работы пользователя с программой "ФармСМ" может возникнуть необходимость получить информацию о заказанных ранее номенклатурных позициях у того или иного поставщика.
Для решения этой задачи в программе реализован механизм поиска в архиве заказов. Получить к нему доступ можно, перейдя на вкладку "Поиск". Поиск можно производить по любому из отображаемых полей таблицы.
