Работа с файлом потребности для автозаказа из сторонних программ в ФармСМ

Авторизация

Через меню Авторизация существует возможность добавления новых ролей (по умолчанию доступна роль администратор) пользователей и редактирования их прав. 

Для активации режима авторизации необходимо перейти в "Настройки" - "Режим работы" - "Общие" и снять галочку (откл. аутентификацию "Пользователь - пароль")

По умолчанию в программе имеется роль "Администратор", со всеми имеющимися правами доступа. Администратор может создавать различные роли, исходя из сценариев работы с программой на предприятии.

Для добавления роли необходимо перейти в раздел "Справочники" - "Авторизация" - "Роли". 

Далее нажать на кнопку "+". 

При добавлении новой роли в открывшемся окне необходимо указать название роли и нажать "Сохранить". 

Для редактирования имеющегося пользователя необходимо нажать на кнопку "Редактирование пользователя". 

Для удаления пользователя необходимо нажать на кнопку "-". 

Следующим шагом необходимо добавить права для данной роли. Для этого необходимо выделить курсором добавленную роль и нажать на кнопку "Редактировать права доступа" 

В открывшемся окне необходимо, выделять необходимые права в левой части таблицы, и нажатием на стрелку вправо "Добавить право" добавлять их для текущей роли. 

После добавления всех необходимых для роли прав необходимо закрыть окно. Для добавления пользователя необходимо перейти в раздел "Справочники" - "Авторизация" - "Пользователи". 

Для добавления пользователя необходимо нажать на кнопку "+". 

Для редактирования имеющегося пользователя необходимо нажать на кнопку "Редактирование пользователя". 

Для удаления пользователя необходимо нажать на кнопку "-".

Для добавления пользователя, необходимо указать: 

- Название пользователя Полное имя;

- Задать пароль и подтверждение пароля; 

- Выбрать роль;

Далее следует нажать на кнопку "Сохранить". 

При последующем входе в программу можно будет выбрать, созданного пользователя и авторизоваться.

Импорт и распределение потребности для автозаказа из СкладСМ в ФармСМ

В программе ФармСМ, существует функционал автоматического распределения файла потребности для заказа по группе поставщиков на основании заданных параметров, что позволяет облегчить процесс составления заказа.

Для работы с функционалом Автозаказа в ФармСМ необходимо перейти в раздел "Прайс-листы" выбрать интересующую группу поставщиков, нажать на кнопку "Составить заказ по группе" и в открывшемся сводном прайс-листе перейти на вкладку "Автоформирование заказов"

Далее перейдём к настройкам автозаказа, для этого нажимаем на значок шестеренки. 

Настройки достаточно задать один раз и изменять только в случае необходимости.

Перед нами открылось окно настройки автозаказа, и вкладка "Условия по поставщикам", здесь можно отключать или менять приоритетность поставщиков для автоматического распределения.

Если снять галочку напротив поставщика, то он не будет учитываться при распределении требования, также можно изменять приоритет поставщиков для распределения используя кнопки "Повысить или понизить приоритет" кроме того, при двойном нажатии на поставщика можно настроить допустимый уровень превышения цены над минимальной в сводном прайс-листе каждому из поставщиков и при необходимости можно активировать требования к контролю суммы минимального заказа на поставщика.

На вкладке "Общие условия" можно более детально настраивать параметры автоматического заказа, такие как: 

- Критерий отбора торговых предложений (к примеру тут можно отключить приоритет условий для поставщиков или выбирать строго минимальную цену в группе предложении) 

- Выбрать использовать или нет анализ схожих позиций (т.е. выбирать препараты синонимы, если они дешевле) 

- Настроить требования по остаткам и минимальной кратности.

Для настройки Импорта требований из программы СкладСМ в поле Импорт требований из внешних файлов необходимо указать путь к папке: ...\RusSM\Orders\AutoOrder

Далее необходимо нажать на кнопку "Просмотр структуры файла" чтобы убедиться что путь к требованию указан верно, в поле предпросмотра вы увидите столбцы требования. 

По умолчанию, поля требования в СкладСМ уже привязаны в программе. 

Для сохранения настроек нажимаем "Сохранить".

Чтобы загрузить требование из СкладСМ необходимо нажать на кнопку "Формирование требования на основе импорта данных из внешних файлов"

Для того чтобы запустить распределение требования нажимаем "Поиск оптимального решения", после чего программа автоматически распределит указанные позиции по прайс-листам поставщиков исходя из заданных настроек. 

После того как произошло распределение мы можем просмотреть его используя кнопки в нижней части таблицы автозаказа. По наименованию - мы увидим какие наименования распределились на какого поставщика Чтобы посмотреть суммы используем кнопку "Итоговая сводка" 

При нажатии на кнопку "С неполным решением" мы увидим список позиций которых нет в наличии у данных поставщиков. При необходимости можно либо распечатать этот список либо сохранить его как требование для автоазаказа и перезаказать у других поставщиков.

Если условия распределения подходят, то можно перенести данное распределение в заказ. Для этого необходимо нажать на кнопку в верхней таблице "Перенос решения в заказ".

После чего перейти на вкладку "прайс-лист" при необходимости дозаказать какие-то позиции в ручную или отредактировать, получившиеся заказы. 

После того как заказ готов, можно закрыть прайс-лист и перейти к отправке заказов поставщикам.

Заказ товара на группу грузополучателей

Для удобства составления одновременного заказа на несколько аптечных пунктов-филиалов, реализован функционал для работы с группой грузополучателей. 

Для активации режима работы с группой грузополучателей пользователю необходимо в главном окне программы "ФармСМ" выбрать Настройки → Покупатель → Грузополучатели. И установить флажок вкл./выкл режим работы с группой грузополучателей

Для добавления подклиентов необходимо убедиться, что ВСЕ ваши филиалы зарегистрированы на сервере системы PharmSM. Если же не все аптечные пункты имеют свой индивидуальный код, не зарегистрированы, то необходимо связаться с отделом сопровождения и технической поддержки по телефону (495)788-83-62 и зарегистрировать каждую торговую точку.

После регистрации всех подклиентов, выбирается центральный офис, и производится соответствующая настройка техническими специалистами на сервере "ФармСМ", чтобы добавить список подклиентов в программу клиенту, достаточно в меню грузополучатели нажать на кнопку и в открывшемся окне, нажать на кнопку "Принять с сервера"

Как только данные по подклиентам загрузятся с сервера, подклиенты отобразятся в окне грузополучателя.

Также, существует возможность добавления клиентов в ручную, перед этим необходимо уточнить порядковые номера подклиентов на сервере системы у сотрудников службы поддержки "ФармСМ".

Обратите внимание на то, что в программе уже имеется один подклиент, в списке он обозначен как Центральный клиент. Этого клиента нельзя удалить из списка, потому как, это тот самый центральный клиент, который будет заказывать медикаменты на все филиалы торговой сети. Его можно только переименовать для дальнейшего удобства в работе, нажав на кнопку Изменить или же оставить без изменений. На технические особенности процесса заказа это влияния не окажет.

Следует добавить необходимое число клиентов в список, используя кнопку Добавление и пункт "с новым очередным кодом", указывая их названия. Далее нажать кнопку "Ок" для подтверждения.

Следует добавить необходимое число клиентов в список, используя кнопку Добавление и пункт "с новым очередным кодом", указывая их названия. Далее нажать кнопку "Ок" для подтверждения.

Названия вводятся для внутреннего удобства пользователя, на сервер системы эта информация не передается. Для того чтобы отредактировать код согласно настройкам на сервере "ФармСМ", необходимо нажать на кнопку "Редактирование" ввести новый код, и при необходимости изменить название подклиента

После описанных выше действий список пополнился, и теперь при дальнейшем заказе пользователю будет предлагаться выбор клиента из имеющегося списка.

Для сохранения параметров следует нажать кнопку "Сохранить". 

Чтобы изменения вступили в силу, необходимо перезапустить программу. 

Таким образом, используя данный функционал, пользователь получает в свое распоряжение удобный инструмент для оперативного составления заказа на несколько аптечных пунктов-филиалов.

В Системе PharmSM, существует возможность осуществлять электронные заявки на нескольких подклиентов, что наиболее актуально для больших и малых аптечных сетей. Это предоставляет покупателяи возможность централизованного формирования заявок, а для поставщиков — наибольшую степень автоматизации и интеграции в существующую на предприятии систему автоматизации и ускорение обработки поступающих заявок, что, в свою очередь, исключает появление возможных ошибок с адресами доставки, с видами оплаты, с адресацией электронных документов (накладных) клиентам-покупателям.

Функция позволяет избавиться от необходимости указания адреса доставки в прикрепленном письме к заказу при формировании заявки на несколько аптек-филиалов (подклиентов). Тем самым исключается вероятность ошибочной доставки товара по другому адресу.

Данный механизм позволяет упростить процесс оформления заявок на нескольких подклиентов, сэкономить время и ускорить процедуру заказа товара.

По завершении операции обновления прайс-листов по группе поставщиков в доступном меню нажимаем кнопку "Составить заказ по группе". При открытии прайс-листа в левом верхнем углу появится меню выбора подклиентов.

После выбора подклиента, производим поиск нужной номенклатурной позиций. Затем проставляем необходимое количество для резервирования товара у поставщика под составляемый заказ, для этого вводим с клавиатуры цифровое значение.

После выполнения данных операций, заказанная позиция будет включена в заказ на выбранного в меню подклиента.

Для того чтобы заказать эту же позицию на один и более филиалов, не закрывая текущий прайс-лист, необходимо выбрать нужную номенклатурную позицию и нажать на кнопку "позиция-подклиент", либо клавишу F6. Появится дополнительное функциональное окно, где отобразится полный перечень имеющихся филиалов аптечной сети. Выбрав нужный филиал, указываем требуемое количество для резервирования. Данная информация мгновенно отобразится в соответствующем поле Заказ.

Формирование группы поставщиков

Алгоритм формирования и передачи заказа такой же, как и в случае с одним поставщиком, однако при работе с группой есть свои особенности. Для работы с группой поставщиков нужно нажать кнопку "Прайс-листы" на панели инструментов в главном окне программы и выбрать группу поставщиков, по которой необходимо формировать заказы. По умолчанию сразу после установки программы существует только одна группа - «Все поставщики». 

Для удобства работы рекомендуется создать группу поставщиков одну или более, в которые будут добавлены только те фирмы, которые представляют интерес для пользователя программы. 

Группа «Все поставщики» содержит список всех зарегистрированных в системе для данного региона поставщиков, передающих основной (общий) либо персональный для пользователя прайс-листы. Создав индивидуальную группу поставщиков пользователь существенно экономит время на получение нужной информации.

В меню, расположенном в левой части открытого окна, нажмите кнопку "+"  для создания новой группы поставщиков. В появившемся окне следует ввести название создаваемое группы. И подтвердить выбор нажатием на кнопку ОК

Для удобства название формируемой группы может представлять из себя слово или фразу, несущую определенный смысл (например, "Мои поставщики", "Вода" и т.д.). После этого в списке появится новая группа поставщиков.

После создания группы в ее составе нет ни одного поставщика, поэтому их необходимо в нее добавить.

Для этого необходимо нажать кнопку "Список поставщиков группы"

На экране появится список всех доступных дистрибьюторов. Далее, используя курсор и левую кнопку мыши (либо клавишей INSERT клавиатуры), необходимо отметить тех поставщиков, которые должны быть внесены в группу (при этом наименования отмечаемых поставщиков подсвечиваются зеленым цветом). Для добавления в группу отмеченных поставщиков необходимо нажать кнопку "Добавить".

На этом формирование группы поставщиков завершено. В дальнейшем работа будет производиться именно с созданной группой.

Любую из созданных групп можно отметить значком , тем самым указать прайс-листы из какой группы будут обновляться при нажатии на кнопку  панели управления, а также на какую группу будет устанавливаться курсор при открытии программы.