Импорт и распределение потребности для автозаказа из СкладСМ в ФармСМ

В программе ФармСМ, существует функционал автоматического распределения файла потребности для заказа по группе поставщиков на основании заданных параметров, что позволяет облегчить процесс составления заказа.

Для работы с функционалом Автозаказа в ФармСМ необходимо перейти в раздел "Прайс-листы" выбрать интересующую группу поставщиков, нажать на кнопку "Составить заказ по группе" и в открывшемся сводном прайс-листе перейти на вкладку "Автоформирование заказов"

Далее перейдём к настройкам автозаказа, для этого нажимаем на значок шестеренки. 

Настройки достаточно задать один раз и изменять только в случае необходимости.

Перед нами открылось окно настройки автозаказа, и вкладка "Условия по поставщикам", здесь можно отключать или менять приоритетность поставщиков для автоматического распределения.

Если снять галочку напротив поставщика, то он не будет учитываться при распределении требования, также можно изменять приоритет поставщиков для распределения используя кнопки "Повысить или понизить приоритет" кроме того, при двойном нажатии на поставщика можно настроить допустимый уровень превышения цены над минимальной в сводном прайс-листе каждому из поставщиков и при необходимости можно активировать требования к контролю суммы минимального заказа на поставщика.

На вкладке "Общие условия" можно более детально настраивать параметры автоматического заказа, такие как: 

- Критерий отбора торговых предложений (к примеру тут можно отключить приоритет условий для поставщиков или выбирать строго минимальную цену в группе предложении) 

- Выбрать использовать или нет анализ схожих позиций (т.е. выбирать препараты синонимы, если они дешевле) 

- Настроить требования по остаткам и минимальной кратности.

Для настройки Импорта требований из программы СкладСМ в поле Импорт требований из внешних файлов необходимо указать путь к папке: ...\RusSM\Orders\AutoOrder

Далее необходимо нажать на кнопку "Просмотр структуры файла" чтобы убедиться что путь к требованию указан верно, в поле предпросмотра вы увидите столбцы требования. 

По умолчанию, поля требования в СкладСМ уже привязаны в программе. 

Для сохранения настроек нажимаем "Сохранить".

Чтобы загрузить требование из СкладСМ необходимо нажать на кнопку "Формирование требования на основе импорта данных из внешних файлов"

Для того чтобы запустить распределение требования нажимаем "Поиск оптимального решения", после чего программа автоматически распределит указанные позиции по прайс-листам поставщиков исходя из заданных настроек. 

После того как произошло распределение мы можем просмотреть его используя кнопки в нижней части таблицы автозаказа. По наименованию - мы увидим какие наименования распределились на какого поставщика Чтобы посмотреть суммы используем кнопку "Итоговая сводка" 

При нажатии на кнопку "С неполным решением" мы увидим список позиций которых нет в наличии у данных поставщиков. При необходимости можно либо распечатать этот список либо сохранить его как требование для автоазаказа и перезаказать у других поставщиков.

Если условия распределения подходят, то можно перенести данное распределение в заказ. Для этого необходимо нажать на кнопку в верхней таблице "Перенос решения в заказ".

После чего перейти на вкладку "прайс-лист" при необходимости дозаказать какие-то позиции в ручную или отредактировать, получившиеся заказы. 

После того как заказ готов, можно закрыть прайс-лист и перейти к отправке заказов поставщикам.

Заказ товара на группу грузополучателей

Для удобства составления одновременного заказа на несколько аптечных пунктов-филиалов, реализован функционал для работы с группой грузополучателей. 

Для активации режима работы с группой грузополучателей пользователю необходимо в главном окне программы "ФармСМ" выбрать Настройки → Покупатель → Грузополучатели. И установить флажок вкл./выкл режим работы с группой грузополучателей

Для добавления подклиентов необходимо убедиться, что ВСЕ ваши филиалы зарегистрированы на сервере системы PharmSM. Если же не все аптечные пункты имеют свой индивидуальный код, не зарегистрированы, то необходимо связаться с отделом сопровождения и технической поддержки по телефону (495)788-83-62 и зарегистрировать каждую торговую точку.

После регистрации всех подклиентов, выбирается центральный офис, и производится соответствующая настройка техническими специалистами на сервере "ФармСМ", чтобы добавить список подклиентов в программу клиенту, достаточно в меню грузополучатели нажать на кнопку и в открывшемся окне, нажать на кнопку "Принять с сервера"

Как только данные по подклиентам загрузятся с сервера, подклиенты отобразятся в окне грузополучателя.

Также, существует возможность добавления клиентов в ручную, перед этим необходимо уточнить порядковые номера подклиентов на сервере системы у сотрудников службы поддержки "ФармСМ".

Обратите внимание на то, что в программе уже имеется один подклиент, в списке он обозначен как Центральный клиент. Этого клиента нельзя удалить из списка, потому как, это тот самый центральный клиент, который будет заказывать медикаменты на все филиалы торговой сети. Его можно только переименовать для дальнейшего удобства в работе, нажав на кнопку Изменить или же оставить без изменений. На технические особенности процесса заказа это влияния не окажет.

Следует добавить необходимое число клиентов в список, используя кнопку Добавление и пункт "с новым очередным кодом", указывая их названия. Далее нажать кнопку "Ок" для подтверждения.

Следует добавить необходимое число клиентов в список, используя кнопку Добавление и пункт "с новым очередным кодом", указывая их названия. Далее нажать кнопку "Ок" для подтверждения.

Названия вводятся для внутреннего удобства пользователя, на сервер системы эта информация не передается. Для того чтобы отредактировать код согласно настройкам на сервере "ФармСМ", необходимо нажать на кнопку "Редактирование" ввести новый код, и при необходимости изменить название подклиента

После описанных выше действий список пополнился, и теперь при дальнейшем заказе пользователю будет предлагаться выбор клиента из имеющегося списка.

Для сохранения параметров следует нажать кнопку "Сохранить". 

Чтобы изменения вступили в силу, необходимо перезапустить программу. 

Таким образом, используя данный функционал, пользователь получает в свое распоряжение удобный инструмент для оперативного составления заказа на несколько аптечных пунктов-филиалов.

В Системе PharmSM, существует возможность осуществлять электронные заявки на нескольких подклиентов, что наиболее актуально для больших и малых аптечных сетей. Это предоставляет покупателяи возможность централизованного формирования заявок, а для поставщиков — наибольшую степень автоматизации и интеграции в существующую на предприятии систему автоматизации и ускорение обработки поступающих заявок, что, в свою очередь, исключает появление возможных ошибок с адресами доставки, с видами оплаты, с адресацией электронных документов (накладных) клиентам-покупателям.

Функция позволяет избавиться от необходимости указания адреса доставки в прикрепленном письме к заказу при формировании заявки на несколько аптек-филиалов (подклиентов). Тем самым исключается вероятность ошибочной доставки товара по другому адресу.

Данный механизм позволяет упростить процесс оформления заявок на нескольких подклиентов, сэкономить время и ускорить процедуру заказа товара.

По завершении операции обновления прайс-листов по группе поставщиков в доступном меню нажимаем кнопку "Составить заказ по группе". При открытии прайс-листа в левом верхнем углу появится меню выбора подклиентов.

После выбора подклиента, производим поиск нужной номенклатурной позиций. Затем проставляем необходимое количество для резервирования товара у поставщика под составляемый заказ, для этого вводим с клавиатуры цифровое значение.

После выполнения данных операций, заказанная позиция будет включена в заказ на выбранного в меню подклиента.

Для того чтобы заказать эту же позицию на один и более филиалов, не закрывая текущий прайс-лист, необходимо выбрать нужную номенклатурную позицию и нажать на кнопку "позиция-подклиент", либо клавишу F6. Появится дополнительное функциональное окно, где отобразится полный перечень имеющихся филиалов аптечной сети. Выбрав нужный филиал, указываем требуемое количество для резервирования. Данная информация мгновенно отобразится в соответствующем поле Заказ.

Формирование группы поставщиков

Алгоритм формирования и передачи заказа такой же, как и в случае с одним поставщиком, однако при работе с группой есть свои особенности. Для работы с группой поставщиков нужно нажать кнопку "Прайс-листы" на панели инструментов в главном окне программы и выбрать группу поставщиков, по которой необходимо формировать заказы. По умолчанию сразу после установки программы существует только одна группа - «Все поставщики». 

Для удобства работы рекомендуется создать группу поставщиков одну или более, в которые будут добавлены только те фирмы, которые представляют интерес для пользователя программы. 

Группа «Все поставщики» содержит список всех зарегистрированных в системе для данного региона поставщиков, передающих основной (общий) либо персональный для пользователя прайс-листы. Создав индивидуальную группу поставщиков пользователь существенно экономит время на получение нужной информации.

В меню, расположенном в левой части открытого окна, нажмите кнопку "+"  для создания новой группы поставщиков. В появившемся окне следует ввести название создаваемое группы. И подтвердить выбор нажатием на кнопку ОК

Для удобства название формируемой группы может представлять из себя слово или фразу, несущую определенный смысл (например, "Мои поставщики", "Вода" и т.д.). После этого в списке появится новая группа поставщиков.

После создания группы в ее составе нет ни одного поставщика, поэтому их необходимо в нее добавить.

Для этого необходимо нажать кнопку "Список поставщиков группы"

На экране появится список всех доступных дистрибьюторов. Далее, используя курсор и левую кнопку мыши (либо клавишей INSERT клавиатуры), необходимо отметить тех поставщиков, которые должны быть внесены в группу (при этом наименования отмечаемых поставщиков подсвечиваются зеленым цветом). Для добавления в группу отмеченных поставщиков необходимо нажать кнопку "Добавить".

На этом формирование группы поставщиков завершено. В дальнейшем работа будет производиться именно с созданной группой.

Любую из созданных групп можно отметить значком , тем самым указать прайс-листы из какой группы будут обновляться при нажатии на кнопку  панели управления, а также на какую группу будет устанавливаться курсор при открытии программы.

Коррекция заказов

Гибкий функционал программы "ФармСМ" позволяет пользователю проверить возможность резервирования товара под передаваемый заказ, а так же проверить актуальность цен на уже заказанные позиции. Для этого необходимо непосредственно перед отправкой заявки на сервер Системы провести обновление прайс-листов и коррекцию заказа. Механизм данной функции позволяет сравнить передаваемый заказ с актуальным прайс-листом на предмет соответствия цен и наличия необходимого количества товара на складе. 

Первоначально эту функцию необходимо активировать в настройках установленной программы "ФармСМ". Функцию коррекции можно активировать с разными параметрами, при этом есть возможность комбинировать несколько из них одновременно либо активировать все сразу. 

 ·Корректировать после обновления прайс-листа 

 ·Обновлять прайс-лист и корректировать при передаче заказов 

 ·Корректировать позиции, заказанные не по основному ценовому предложению (колонке цен) 

 ·Автоматически применять коррекцию 

Для сохранения внесенных изменений в настройки программы необходимо нажать кнопку Сохранить

Теперь, после обновления прайс-листов поставщиков, при условии, что имеются текущие неотправленные заказы, программа будет анализировать количественные и ценовые показатели, сравнивая составленные заявки и принятые прайс-листы. При наличии несоответствий на экран будет выведено окно с предупреждением, а позиции, предложение по которым изменилось, будут выделены жёлтым цветом.

В открывшемся прайс-листе, помимо секции "Заказ", появится секция колонок "КОРРЕКЦИЯ", в котором будет указано ценовое предложение по обновленному прайс-листу с соответствующей индикацией. 

Красный - цена дороже, чем в исходном заказе. 

Зеленый - цена дешевле, чем в исходном заказе. 

Если в секции "Коррекции" у позиции не указана новая цена, значит в обновленных прайс-листах нет замен для текущей позиции и такая позиция автоматически помечается на удаление.

После просмотра заказа и сформированной коррекции, можно применить её, в случае, если обновленные предложения устраивают. Либо перезаказать препараты, перейдя в обновленный прайс-лист для поиска альтернативного предложения. 

Для применения коррекции необходимо нажать на кнопку "Коррекция", и выбрать пункт "Применить коррекцию". 

После применения коррекции в таблице сводного прайс-листа вместо секции "КОРРЕКЦИЯ" появится секция "ИСХ.ЗАКАЗ". Позиции, помеченные на удаление, будут удалены из заказа.

Но при нажатии на значок "+" можно будет посмотреть, какие позиции были удалены, а при нажатии на кнопку "Сохранить как требование", можно сохранить все удалённые позиции как требование для подсистемы Автозаказа. 

Кроме того, существует возможность автоматического формирования и применения коррекции заказов без участия пользователя, для этого необходимо выбрать соответствующие галочки в настройках.

Данный механизм позволяет быстро и гибко редактировать существующие заказы, что в дальнейшем позволит избежать явных отказов в фактической поставке.

Настройка торговых надбавок на ЖНВЛС

Для корректной работы калькулятора цен в программе "ФармСМ" необходимо провести настройки ценовых диапазонов и размеров процентных надбавок. Чтобы установить параметры автоматического расчета розничной цены, необходимо перейти в настройки программы, на вкладку "Покупатель" и выбрать закладку "Торговые надбавки". Там можно настроить диапазон оптовых и розничных цен на ЖНВЛС, и на все остальные препараты

Настройка надбавок розничного звена 

Для доступа к настройкам торговых надбавок следует выбрать Настройки → Покупатель → Торговые надбавки → РОЗНИЦА: ЖНВЛС -позиции. После этого на экране отобразится форма настройки торговых надбавок. 

Для задания ценового диапазона нужно поставить переключатель в положение Ценовой диапазон, в поле "Верхняя ценовая граница" следует ввести верхнюю границу ценового диапазона. Например, 100 руб. В поле "Величина надбавки, %", введите величину надбавки в процентах. Далее следует нажать кнопку "Добавить", после чего в левой части окна появится указанный диапазон и соответствующая надбавка. Для оптового звена процентная величина надбавки для препаратов ЖНВЛС, входящих в диапазон цен до 100 руб., равна 32%, для диапазона от 100 до 500 руб. → 28%. Чтобы установить размер ценовой надбавки для позиций, стоимость которых свыше 500 рублей, необходимо переключиться в режим "Надбавка по умолчанию" и в поле "Величина надбавки, %" установить соответствующее значение → 17%.

Далее следует нажать на кнопку "Сохранить параметры схемы", чтобы внесенные изменения вступили в силу.

Данный настройки аналогичны настройкам ценовых диапазонов в модуле «Электронные документы» Чтобы определить параметры автоматического расчета розничной цены необходимо выбрать Настройки → Покупатель → Торговые надбавки → ОПТ: ЖНВЛС -позиции. 

После этого на экране появится форма настройки параметров. Для формирования ценового диапазона нужно поставить переключатель в положение Ценовой диапазон, указать верхнюю ценовую границу в поле "Верхняя ценовая граница". Например, 500 руб. и в поле "Величина надбавки, %", следует ввести величину надбавки. Далее нажмите кнопку "Добавить", после чего в левой части окна отобразится созданный ранее диапазон. Описанную выше операцию следует проделать для диапазонов до 100 руб. и от 100 до 500 руб. Для реализации условия наценки позиций, попадающих в ценовой диапазон от 500 руб. и выше, необходимо переключиться в режим "Надбавка по умолчанию", указать значение величины надбавки и нажать кнопку "Добавить".

В выпадающем списке "Параметр ценовых диапазонов" необходимо выбрать величину, по которой будет оцениваться принадлежность позиции к тому или иному диапазону. После настройки всех параметров для их сохранения необходимо обязательно нажать кнопку "Сохранить параметры схемы".